Dzień świstaka
Wyobraźmy sobie, że codziennie przebywamy w miejscu, w którym siedzimy (dosłownie) przez 8 godzin dziennie. Praca w skupieniu, rozmowy telefoniczne, dyskusje odbywają się najczęściej przy naszych (lub kolegów) stanowiskach pracy (dostępność sal konferencyjnych jest ograniczona, a system rezerwacji sal nie działa prawidłowo). Ciągłe rozmowy które słyszymy wokół, obniżają naszą wydajność i dekoncentrują. Nasze rozmowy z kolei przeszkadzają innym. W końcu i tak w przyszłym tygodniu decydujemy się zabrać pracę do domu, bo nie będziemy w stanie skończyć jej w biurze.
W ciągu dnia planowaliśmy omówienie jednego z projektów z klientem w siedzibie naszej firmy, ale w końcu udaliśmy się z nim do kawiarni, bo tam przestrzeń jest dużo przyjemniejsza (bardzo ciekawy, nowoczesny i inspirujący design) i sprzyja omawianiu projektów i wymyślaniu nowych pomysłów (duże, wygodne stoły i fotele oraz pyszna kawa).
W ciągu dnia pracy chcielibyśmy chociaż przez chwilę odpocząć, ale np. w niewielkim aneksie kuchennym brak jest miejsc siedzących (więc decydujemy się na zjedzenie obiadu przy biurku). Nie mamy też dostępu do miejsc/mebli, w których moglibyśmy się zregenerować, a przy okazji porozmawiać przez chwilę z koleżanką z innego zespołu (przyszła do pracy miesiąc temu, ale nadal nie było okazji, żeby ją poznać). Dzień pracy kończymy zmęczeni, ale szczęśliwi, że udało nam się wytrwać.
Mamy jednocześnie refleksję, że lepiej wykonywalibyśmy swoje zadana i bylibyśmy bardziej zadowoleni z miejsca pracy, gdyby tylko przestrzeń biura była po prostu lepiej zorganizowana i przyjazna. Na przykład - gdyby zapewniała możliwość pracy w dużym skupieniu, ale również miejsca do komfortowej współpracy. Z drugiej strony przyzwyczailiśmy się do istniejącego układu biura i nie do końca jesteśmy przekonani co i jak mogłoby się zmienić. Po drugie, mamy poważne wątpliwości czy tak naprawdę sami jesteśmy otwarci na większe zmiany.
Dlaczego coraz więcej uwagi poświęca się jakości środowiska pracy?
W ten sposób wyglądają dni wielu polskich pracowników. Nie trudno się domyślić, że pracownik przede wszystkim nastawiony na „przetrwanie” w ramach przestrzeni biurowej oraz (świadomą lub nieświadomą) "walkę" z jej ograniczeniami może nieraz być jedynie umiarkowanie efektywny i zaangażowany. Ważne, zarówno z perspektywy kadry zarządzającej jak i pracowników jest, żeby przestrzeń biurową lubić i dobrze się w niej czuć oraz, żeby wspierała zróżnicowane sposoby pracy.
Co zatem powinno komunikować nasze biuro?
Po pierwsze, środowisko pracy powinno uwzględniać różne role w które codziennie wchodzi każdy z nas (nie tylko jako pracownik).
Po drugie, przestrzeń biurowa powinna dawać pracownikom możliwość wyboru i kontroli nad środowiskiem pracy (np. możliwość wyboru miejsc, w których będą wykonywać zadania, bo różne zadania wymagają różnie zaaranżowanych przestrzeni i różnych funkcjonalności).
Po trzecie, przestrzeń biurowa powinna zapewniać poczucia bezpieczeństwa i stabilizacji oraz wolności (bo tylko zapewnienie obu potrzeb pozwala pracownikom na rozwijanie się i kreatywne myślenie).
W ten sposób organizacja komunikuje światu zewnętrznemu (i potencjalnym talentom): komfort i jakość Twojej pracy są dla nas priorytetem. Chcemy żebyś czuł/a się tu dobrze i z zaangażowaniem wykonywał/a zadania. Zapraszamy! Tylko całkowicie wykorzystując swój potencjał możesz sprawić, że nasza organizacja będzie lepsza.
Zadowolenie z przestrzeni pracy - wyniki badań In Design
Jak zatem rysuje się poziom zadowolenia z przestrzeni pracy? Przyjrzyjmy się wynikom badań In Design dotyczących poziomu zadowolenia z przestrzeni pracy. Wszystkie wyniki dotyczą organizacji przed zmianą aranżacji biurowej.
Wykres przedstawia odsetki odpowiedzi dotyczących zadowolenia z przestrzeni pracy.
Odpowiedzi negatywne to zagregowane odpowiedzi „zdecydowanie się nie zgadzam” i „nie zgadzam się” ze stwierdzeniem „Generalnie jestem zadowolony z mojej obecnej przestrzeni pracy”. Odpowiedzi pozytywne to zagregowane odpowiedzi „zgadzam się” i „zdecydowanie się zgadzam” ze stwierdzeniem „Generalnie jestem zadowolony z mojej obecnej przestrzeni pracy”. Odpowiedzi przeciętne to odpowiedzi „nie mam zdania”
Poziom zadowolenia z przestrzeni pracy w organizacjach badanych przez In Design jest bardzo zróżnicowany dla każdej z kategorii odpowiedzi. Różnica pomiędzy najwyższym (73,98%) a najniższym (38,96%) odsetkiem odpowiedzi pozytywnych wynosi 35,02 punktu procentowego, a różnica pomiędzy najwyższym (37,66%) i najniższym (7,81%) odsetkiem odpowiedzi negatywnych wynosi 29,85 punktu procentowego.
W zestawieniu są również organizacje, gdzie opinie dotyczące zadowolenia z przestrzeni pracy nie są wyraźnie skrystalizowane. Wśród tych odpowiedzi, oznaczonych na wykresie kolorem szarym jako "przeciętne", najniższy odsetek odpowiedzi wyniósł 1,45%, a najwyższy 34,62%. Firmy z relatywnie wysokim odsetkiem odpowiedzi "przeciętnych”, stanowią bardzo ciekawe pole interpretacyjne.
Interpretacja wyników
Kultura organizacji wpływa na sposób aranżacji przestrzeni i sposób korzystania z niej. Jednocześnie przestrzeń wpływa na kulturę firmy. Przestrzeń może umacniać te aspekty kultury, które ograniczają dalszy rozwój organizacji, bo hamują kreatywność i efektywność pracowników oraz obniżają poziom zaangażowania w wykonywane zadania i poziom zadowolenia z przestrzeni pracy.
Wyniki badań In Design (dotyczące zadowolenia z przestrzeni pracy i nie tylko) interpretujemy w odniesieniu do analizy jakości i funkcjonalności obecnej aranżacji biurowej firmy (np. ergonomii wyposażenia, jakości oświetlenia) oraz jej dostosowania do sposobów pracy zespołów/działów.
Drugim, równie ważnym elementem interpretacji jest kontekst kultury firmy – jej modelu organizacyjnego, struktury, sposobu zarządzania, wewnętrznych relacji i wartości.
Wzięcie pod uwagę różnych aspektów tworzących firmę pozwala na pełną interpretację wyników.
Te oraz inne analizy są stanowią składowe badania przestrzeni pracy realizowanego przez In Design i są punktem wyjścia do tworzenia konkretnych rozwiązań architektonicznych. Proces badawczy, będący wstępnym etapem kreowania wizji nowego biura, pozwala na precyzyjne określenie potrzeb organizacji w kontekście pożądanych zmian, które ma za sobą pociągać re - aranżacja przestrzeni biurowej.